Телефонограммы (факсограммы) применимы в пределах
действия местной телефонной связи. Текст телефонограммы передается по телефону
путем ее диктовки и записи, текст не должен превышать 30 слов (8 печатных
строк), не употреблять труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных
речевых оборотов, передавать только срочную информацию. Время приема и отправки
телефонограммы должно учитываться. Телефонограмма, подлежащая передаче,
печатается в одном экземпляре и подписывается руководителями Комиссии или его
структурных подразделений, оформление и учет фиксируется в отдельном журнале на
бумажном носителе
Факсограммы объемом передаваемого материала (текста,
схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210x297)
черным цветом, не должны превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой
информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
В телефонограмме (факсограмме), кроме адресата, даты и
номера, указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, а
также фамилии и номера телефонов сотрудников, передавшего и принявшего
телефонограмму.
При получении телефонограмма (факсограмма) немедленно
передается руководству для ознакомления. Входящие и исходящие телефонограммы
регистрируются службой делопроизводства в журнале в пределах календарного года,
исполненные формируются и подлежат хранению, подлинники документов после
передачи информации возвращаются в службу делопроизводства с отметкой о дате и
времени отправки.
Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в структурных подразделений РЭК Омской области, осуществляется
руководителями этих подразделений.