Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как
посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты, так и поданные
(доставленные) непосредственно на судебные участки, принимаются,
регистрируются, а также отправляются по назначению работником аппарата
(работником), должностным регламентом (должностной инструкцией) которого
предусмотрены соответствующие полномочия.
При обработке входящей корреспонденции работник
аппарата (работник) вскрывает пакеты, проверяет комплектность и целостность
документов и приложений к ним.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие
какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт об
отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях в двух
экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй
приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение
мировому судье соответствующего судебного участка.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом с
оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
Конверты от всех поступивших по почте документов
должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Учет входящей корреспонденции ведется в
автоматизированном режиме, а также на бумажном носителе.
Поступившие на судебный участок дела, материалы и иные
документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а
также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции и не
позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном журнале
мировому судье соответствующего судебного участка для рассмотрения.
Поступившие заявления, ходатайства и другие материалы по
делам, назначенным в день поступления вышеуказанных документов, незамедлительно
регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции и передаются мировому
судье соответствующего судебного участка.
При использовании автоматизированного учета регистрационный
журнал учета входящей корреспонденции формируется автоматически в программном
комплексе «Система судебного делопроизводства «Фантом», обеспечивающем ведение
автоматизированного судебного делопроизводства с последующим распечатыванием в
форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере
необходимости в течение рабочего дня.
При регистрации документа в правой нижней части
лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный штамп, в
котором указывается дата поступления материала на судебный участок и
регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.
По делам и
заявлениям, присланным мировому судье по почте, электронной почте, посредством
факсимильной связи, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой,
сделанной ответственным работником аппарата (работником) в день приема дела или
заявления. По делам и заявлениям, принятым на личном приеме, датой поступления
является день их приема в соответствии с отметкой, сделанной лицом, осуществляющим
прием.
Лицо, лично подающее исковое заявление и другие
материалы на приеме, может представить дополнительные копии указанных
документов, на которых по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица,
принявшего документы, после чего копии возвращаются заявителю.
Для регистрации отдельных видов поступающей
корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов и др.) в
журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы
(например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте
корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам:
исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским,
административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая
корреспонденция и т.д.
Дела об административных правонарушениях, поступившие
к мировому судье одновременно с доставкой правонарушителей, подлежат
незамедлительной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции,
учетно-статистической карточке на дело об административном правонарушении
(форма № 7р) и передаются мировому судье сразу после регистрации.
Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о
времени их поступления на судебный участок для приобщения к делам:
- судебные повестки, возвращенные мировому судье;
- расписки
в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб), извещений должника о
поступлении заявления о вынесении судебного приказа.
Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой
о времени получения рекламные извещения, поздравительные письма.
Вся корреспонденция, подлежащая отправке,
регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции.
При использовании автоматизированного учета
регистрационный журнал учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а)
формируется в электронном виде в базе данных ПК «Фантом» с последующим
распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо
по мере необходимости в течение рабочего дня.
При регистрации исходящих документов проверяется
правильность их оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Отправляемые документы должны иметь отметку об
исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его
телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем углу.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и
отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего
рабочего дня.
Все судебные дела (материалы) и процессуальные
документы направляются с сопроводительными письмами.
При отправке по назначению судебных дел и других
документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной
связью, регистрация которых производится в журнале учета исходящей
корреспонденции (форма № 1-а), исходящий номер на сопроводительных письмах
должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в
котором эта переписка должна храниться.
Сопроводительные письма к отправляемым делам и иным
документам подписываются мировым судьей. Копия сопроводительного письма
подшивается в соответствующее дело (материал) или наряд.
Отправку и получение почтовой корреспонденции разряда«Судебное» необходимо осуществлять в соответствии с требованиями приказа
федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» от 5
декабря 2014 года № 423-п «Об утверждении Особых условий приема, вручения,
хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».
Дела, материалы и другая корреспонденция могут быть
доставлены адресату курьером.
Дела, материалы и другая корреспонденция, направляемые
адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для местной
корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге
либо получателем производится отметка о получении на копии сопроводительного
письма.
Допускается ведение разносной книги для местной
корреспонденции (форма № 4) на бумажном носителе либо в электронном виде с
последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе.
Участники судопроизводства могут быть извещены о дате,
времени и месте судебного заседания посредством направления судебных повесток,
телефонограммы, по факсимильной связи, посредством СМС-сообщений (в случае их
согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки
СМС-сообщения адресату).